3 Pasos para evolucionar a una oficina inteligente

3 Pasos para evolucionar a una oficina inteligenteElevar la productividad de tu empresa requiere de repensar tus procesos, ¿qué tanto debe cambiar tu oficina para aumentar tus metas?

El director de TI debe tener un rol estratégico dentro del plan de negocio, más que uno tecnológico.

POR: JAVIER RODRÍGUEZ LABASTIDA

Hace algunos años, en una oficina común había un encargado del área de tecnología que era asignado a comprar multifuncionales, las líneas de teléfono, los equipos celulares y el cableado, entre otras cosas. Eso era pensar en tecnología. Hoy, pensar en tecnología es pensar en hacer negocio.

“El nuevo director de tecnologías de la información se ve obligado no solo por una visión estratégica a tener una mayor visión de negocio que de tecnología. Su trabajo está orientado a utilizar la tecnología para hacer eficiente el desempeño de la empresa. Ya no se trata de aparatos, sino de qué tanto le hice ahorrar a la empresa con la selección tecnológica que usé”, dice Bárbara Gálvez, gerente del nuevo centro de innovación de Ricoh en México.

Según un estudio que esta compañía encargó a la consultora Forrester, el 89% de los empleados que trabajan a diario con clientes dice que no pueden brindar una mejor experiencia, pues están demasiado ocupados en buscar información a través de sistemas obsoletos y procesos pobres de flujos de información.

El mismo reporte señala que uno de cada cuatro directivos encuestados (23%) afirma que los servicios de soporte de documentos constituían una limitación importante y más de uno de cada cuatro gerentes encuestados (26%) también cita  el reducido acceso a la información como una barrera.

3 pasos para llegar a la oficina inteligente

Cada cabeza es un mundo, y cada oficina también, por lo que es erróneo pensar en que existe un método único para que una oficina evolucione a un modo “inteligente”.

Bárbara Gálvez asegura que, de acuerdo a la naturaleza de la empresa y la región en que se encuentra, existen tres etapas para fortalecer tecnológicamente a una oficina:

1.- Conocer lo que es deseable. Hacer investigación de diversas fuentes, a través de encuestas con el cliente final, con los distribuidores, y el servicio técnico para conocer cuáles son los requerimientos de las diversas áreas para hacer más eficiente a la compañía.

2.- ¿Es técnicamente posible? El área comercial te pide una alfombra voladora que se convierta en multifuncional y que le dé un capuchino. Al ser una petición unánime, ¿la compras? Primero debes tomar en cuenta si existe un proveedor que pueda hacerlo.

3.- ¿Es viable? La tecnología te dice que sí se puede hacer lo que te pidieron las áreas. El tercer paso es hacer una serie de preguntas antes de invertir: ¿Qué tanto estoy dispuesto a pagar por él?, ¿qué valor representa?, ¿cómo impacta mi negocio? Esta etapa, según Gálvez, sirve para identificar si mi nuevo producto le hace más fácil la vida al cliente, y si eso es rentable para la empresa.

Tecnología no es igual a salvación

Innovar en tus procesos de trabajo no significa que tu compañía se hará más rentable, es la advertencia que hace la directiva de Ricoh en México.

“La tecnología no es la salvación de una empresa, como tampoco lo es la electricidad. Tiene que haber electricidad y tecnología, pero la tecnología es la herramienta que me permite ser más productivo”, dice.

Por esta razón radica la importancia de que el director de TI tenga un rol estratégico dentro del plan de negocio, más que un rol tecnológico. Este director debe planear, en conjunto con un consultor, el método ideal para que la empresa tenga una oficina inteligente.

Bárbara Gálvez asegura que, de esta planeación, se debe calcular la inversión que necesita la empresa en tecnología, si es que necesita cambiar todo su equipo, o solo actualizarlo.

“Es paradójico. Lo que se gasta en tecnología puede ser una inversión alta, sin embargo, la forma de presentarlo ante los directivos es por el ahorro que se hace con la inversión”, dice.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

fuente: www.altonivel.com.mx